「個人情報」正しく取り扱っていますか？　～守らなければならない５つのルール～

本日より
「知っておかなければならない改正個人情報保護法」と
「売上を伸ばすためのお客様名簿の上手な運用」について、
２回に分けてブログをお届けします(^^)

本日は、「知っておかなければならない改正個人情報保護法」についてお届けします！☆
少し堅苦しいかもしれませんが、、大切なことなのでしっかりと押さえておきましょう。

まず初めに、
個人情報とは・・・生存する個人に関する情報で、「ある特定の人物」のものだとわかるもの。と定義されており、
事業者が氏名と紐づけてその人物の情報を管理していれば、基本的にそれらはすべてその人物の個人情報に当たります。

次に、個人情報保護法とは・・・事業者の個人情報の取り扱いルールを定めた法律です。
適切に取り扱って、お客様や従業員からの信用を守りましょう。

これまでは「保有する個人情報の数が5,000以下の事業者」には個人情報保護法が適用されませんでしたが、
平成２７年９月の改正により、当社のように200程度しか扱っていない事業者を含め、個人情報を取り扱うすべての事業者が対象となり、平成２９年５月３０日から全面施行されます！！！

改正個人情報保護法は、「個人の権利・利益の保護」と「個人情報の有用性」とのバランスを図るための法律であり、「消費者の個人情報の保護を図りつつ、事業者によるパーソナルデータの円滑な利活用を促進させ、新産業・新サービスを創出するための環境の整備を行うことを目的として」改正されました。

法令の詳しいことは個人情報保護委員会のサイトなどをご参照いただくこととして、
今日は「守らなければならない基本的な５つのルール」を同委員会のホームページやパンフレットから拾い上げてみました。

＜守らなければならない基本的な５つのルール＞

その１：個人情報を取得するときのルール
Ａ．何に使うか目的を決めて、本人に伝える。
○特定した利用目的を本人に伝えるか、ＨＰや店頭での掲示などで予め公表する必要があります。
○配送伝票の氏名・住所等は「購入商品の配送」目的が明らかなので、伝える必要はありません。

その２：個人情報を利用するときのルール
Ａ．決めた目的以外のことには使わない。
○「購入商品の配送」目的で取得したお客様の氏名・住所を使って、自社商品の宣伝をすることはできません。
○すでに取得している個人情報を特定した目的以外のことに利用したい場合は、予め本人の同意が必要です。

その３：個人情報を保管するときのルール
Ａ．安全に管理する。
○電子ファイルであればパスワードの設定やウイルス対策ソフトの導入・更新、また、紙媒体であれば施錠できるところに保管する必要があります。
○経営者だけでなく、従業員への社員教育を行いましょう。

その４：個人情報を他人に渡すときのルール
Ａ．原則、本人の同意を得る。
○ただし、警察からの照会など法令に基づく場合、災害時の人命にかかわる場合で同意を得るのが困難なとき、商品配送のために配送業者に氏名・住所を渡す場合などは、本人の同意を得なくても個人情報を第三者に渡すことができます。

その５：本人から個人情報の開示を求められたときのルール
Ａ．本人からの開示や訂正等の請求には応じる。
○お客様や従業員から利用目的を問われた場合に、しっかりと答えられるようにしておきましょう。

～罰則～
国からの命令に違反した場合、虚偽の報告等をした場合、また、悪用・盗用をした場合は、懲役や罰金等の罰則があります。

「改正個人情報保護法」。要点のみの説明ではありましたが、いかがでしたか？
このブログ記事が、企業における個人情報の取り扱いについて改めて見直すきっかけになれば幸いです。

次回は、「売上を伸ばすためのお客様名簿の上手な運用」について書く予定です。
お楽しみに♪

地域彩生コーディネーターの櫨山でした。(^_^)v

See you.